SISTEMA DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
( DSS )
Frecuentemente la calidad de la toma de decisiones en una empresa se ve influida por la información que se tiene disponible, de modo que en muchas ocasiones no se toma la mejor decisión por carecer de la información necesaria o porque aún contando con ésta, no es útil por ser demasiado complicada. La capacidad que tienen las computadoras para extraer información precisa, concisa y relevante, utilizando para ello bases de datos, ha dado lugar a una valoración cada vez mayor de los dispositivos de procesamiento de datos, a estos se les encomienda la tarea de seleccionar, filtrar y presentar la información a los directivos para que se tenga una mejor información para la toma de decisiones.
Los Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS), son hoy en día una herramienta indispensable para las grandes empresas, herramienta que les ayuda en la toma de decisiones de mayor importancia. La supervivencia en un mercado que cada vez es más exigente está haciendo que las empresas busquen maneras de mantenerse a flote y un DSS representa precisamente un salvavidas para estas empresas. Los beneficios esperados a la implementación de un DSS van desde ahorros en costos hasta la satisfacción de los clientes, pero el principal problema es que los empresarios de las Pymes no saben esto. Los requisitos para la implementación de un DSS en una Pyme no son más complejos que la iniciativa del empresario y muchas decisiones que tomar, con esto nos damos cuenta de que los DSS son una tecnología que están al alcance de las Pymes, y reportan en ellas iguales beneficios que en las grandes empresas.
Los sistemas de soporte a la decisión, DSS (Decision Support Systems), son definidos por Turban (2001) como sistemas de información basados en computadora los cuales combinan modelos y datos para intentar resolver problemas no estructurados utilizando una interfaz amigable para el usuario. Asimismo, Olson y Courtney (1992), dicen que un sistema de soporte a la decisión es el uso de cómputo interactivo para aprender acerca de problemas de decisión, frecuentemente a través de accesos a datos y modelos. También es necesario, aclarar que los DSS fueron realizados para ayudar a los tomadores de decisión para ampliar sus capacidades pero no para reemplazarlos y tomar decisiones.
Un DSS se distingue del resto de los sistemas que puede tener una compañía porque lo integran los siguientes elementos: Modelo de decisiones, Base(s) de Datos, Interfaz de usuario y análisis de escenarios What if (¿qué pasaría si?) y Goal seek (búsqueda de meta).
Estos escenarios esencialmente sirven para el tomador de decisiones así como para la empresa, para proyectar que pasara en un futuro si se toma tal o cual decisión.
La Base de Datos es una parte sumamente esencial en un DSS, aquí se encontraran todos los datos actuales e históricos de la compañía, esta base de datos debe estar organizada de una manera sencilla para un acceso fácil de las aplicaciones desarrolladas que servirán para extraer la información necesaria para la toma de decisiones.
La interfaz con el usuario es otro componente fundamental en un DSS, esta interfaz debe de proveer facilidad al usuario para explorar la información a través de pantallas claras, con la información relevante resaltada y reportes bien estructurados que se obtenga en un corto intervalo de tiempo a través de la aplicación utilizada.
Existen ciertas características y capacidades que deben tener los sistemas de soporte a la decisión para ayudar a los usuarios en el proceso de toma de decisión, estas características hacen de los DSS, una herramienta tecnológica que ayuda considerablemente a la organización. Éstas son:
- Interactividad: sistema computacional con la posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones.
- Tipo de decisiones: apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.
- Frecuencia de Uso: tiene una utilización frecuente por parte de la administración media y alta para el desempeño de su función.
- Variedad de Usuarios: puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y recursos humanos.
- Flexibilidad: permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: autocráticos, participativos, etc.
- Desarrollo: permite que el usuario desarrollo de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.
- Interacción Ambiental: permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión.
- Comunicación Inter-Organizacional: facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas.
- Acceso a base de Datos: tiene la capacidad de acceder a información de las bases de datos corporativas.
- Simplicidad: Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final.
Asimismo, existen una serie de beneficios que los DSS brindan a las empresas. Éstos beneficios proveen un significado para los tomadores de decisión para realizar su tarea en base a análisis e información completa:
· Números incrementados de alternativas examinadas, utilización de análisis de sensibilidad.
· Mejor entendimiento de los negocios, a través de las relaciones que permite a los tomadores de decisiones y que puede ser usado para proveer una vista general del mismo.
· Respuesta rápida a situaciones inesperadas. A través de la revisión de modelos y la vista rápida de cambios.
· Habilidad para hacer análisis temporalmente.
· Comprensión y aprendizaje nuevo. Identificando los recursos y estimulando los nuevos enfoques.
· Mejora la comunicación.
· Control. Se tiene planes mas consistentes y se estandarizan los procedimientos.
· Ahorro de costos.
· Mejores decisiones.
· Equipo de trabajo más efectivo.
· Ahorro de tiempos.
· Mejor uso de los datos.
Los sistemas de soporte a la decisión, ayudan a las empresas con su objetivo de crear una ventaja competitiva, debido a que son sistemas basados en computadoras que brindan a los usuarios la información necesaria para la toma de decisiones. A través de estos sistemas, el usuario puede responder de manera más concreta en la toma de decisiones, ya que le brinda una panorámica sobre el problema y una serie de alternativas propias para la resolución del mismo.