GROUPWARE

Muchas veces, resulta de interés para las organizaciones, crear espacios virtuales de trabajo en equipo, de intercambio formal e informal,  de aprendizaje y, en definitiva, de formación de espirales de conocimiento, sin consideración de las posibles barreras geográficas que la afecten. Estos espacios se pueden traducir tecnológicamente en foros de discusión dentro de la empresa, como el groupware.

El Groupware, es un software que en particular permite a las organizaciones comunicar, colaborar y coordinar procesos clave de negocios.
El concepto "Groupware" es la convergencia de lo que en años anteriores se consideraban tecnologías independientes: como la mensajería, la conferencia y los flujos de información dentro de una organización o entre diferentes organizaciones. Poniendo el concepto en tres planos diferentes: la comunicación, la coordinación y la colaboración, podemos decir que Groupware es una herramienta que ayuda a los individuos a trabajar juntos en un modo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas de organización tradicionales, proporcionando:
• Comunicación con colegas a través de correo electrónico.
• Colaboración en grupos de trabajo a través de un espacio de trabajo virtual.
• Coordinación de procesos estratégicos rediseñando la estructura del proceso de negocios para comunicar y crear mecanismos de colaboración así como implementar políticas bien definidas en la empresa.

Desde el punto de vista de la conversión y la espiral de creación del conocimiento, Nonaka y Takeuchi, los groupware systems proporcionan un entorno propicio para la creación, codificación y transferencia del conocimiento.

El Groupware combina tres elementos fundamentales:

1. Una base de datos de documentos distribuida, confiable y escalable. Este modelo centrado en la base de datos da a los usuarios la habilidad de conjuntar, compartir y administrar una gran variedad de documentos vitales para llevar a cabo la operación del negocio.
2. Un sistema integrado de mensajería para enviar y recibir correo electrónico y para mover documentos a través de un flujo de trabajo o workflow.
3. Un ambiente de desarrollo para crear rápidamente aplicaciones estratégicas portables y escalables, las cuales extienden la información basada en documentos y la información estructurada.

En una organización, el groupware, se puede aplicar, a:

·      Procesos de comunicación: organización, interpersonales y de grupo

·      Procesos de soporte: recursos humanos, contabilidad,  financieros, soporte tecnológico

·      Procesos de desarrollo de productos: investigación y desarrollo, ingeniería

·      Procesos de operación: adquisiciones, EDI, fabricación,  servicios profesionales

·      Procesos de mercadotecnia y ventas

·      Procesos de soporte al cliente

La tecnología groupware está diseñada para ayudar a grupos de personas que no están físicamente en un mismo lugar pero que necesitan trabajar juntas. Está tecnología es utilizada para la comunicación, colaboración, coordinación y resolución de problemas de almacenamiento y difusión de información.

Algunos ejemplos de este tipo de tecnología pueden ser:

LOTUS NOTES: Es un cliente de mensajeria y colaboración. El producto esta diseñado de manera que se utilice como un navegador sencillo. Integra datos de distintos tipos, puede ser una pagina web, un e-mail, un formulario de proveedores, o clientes, que tiene que ser rellenado repetidamente. Existen distintas versiones lingüísticas del producto, con especificidades locales, que se añaden mediante módulos.

Xpertia Solutions: Permite que todos los miembros de una organización puedan beneficiarse del conocimiento acumulado por las demás personas que trabajan en esa organización. Esta plataforma permite a una organización poder saber lo que sabe, y a sus miembros, localizar, compartir y aplicar conocimiento. Su principal características es que es una herramienta "pull", que hace que el conocimiento aflore de manera natural y se almacene en una base de datos consultable.

Meta4 KnowNet: Ofrece a una organización la creación eficiente, captura, intercambio y utilización de conocimiento explícito (documental) y de meta conocimiento.  Permite capturar el conocimiento directamente de los usuarios a través de un “Dialogue Forum” y de una “Creation Notebook”. Provee de un  groupware para la colaboración, un motor de búsqueda basado en el contexto, gestión de documentos, informes y preguntas, y medidas basadas en el valor.

IBM KB2 KnowledgeX Workgoup:  Permite crear un mapa de los conjuntos de contactos interrelacionados, de los documentos, sucesos y de otras interacciones con la información, de manera que los usuarios puedan continuamente comentar, actualizar y explorar los nodos o destinos en el mapa, así como crear y cambiar las relaciones. 

COMMON SPACE: Software de escritura que se destaca por las utilidades que proporciona a la hora de desarrollar aplicaciones colaborativas. Permite a los individuos interactuar en un documento y concentrarse en los elementos centrales del proceso de escritura. Los usuarios pueden trabajar desde distintas plataformas, escribir en diversos programas de procesamiento de texto, y pueden utilizar el espacio común para soportar la colaboración en el proceso de escritura.

TEAMWARE: Herramienta integrada por los siguientes módulos: Teamware Plaza, es una solución, que ayuda a crear una presencia en la web interactiva, tanto para Intranet como Internet.  Teamware Office, es una herramienta de groupware para los profesionales de negocios. Teamware Secure Mail, permite enviar y recibir mensajes de correo firmados digitalmente y encriptados.

WORKFLOW: Es la automatización total o parcial de un proceso de negocio, en el cual, una secuencia lógica de información, actividades y documentos pasan de un participante a otro para que se ejecuten acciones de acuerdo con un conjunto de reglas procedurales. Asimismo, el workflow hace explícito el conocimiento que esta inmerso en cada proceso analizado, en otras palabras es la codificación formal del conocimiento que ya existe.

Las características principales de un Workflow, son:
• Automatización de tareas rutinarias
• Circular formatos
• Enviar Recordatorios
• Actualizaciones periódicas automáticas
• Involucrar a miembros de distintos grupos

Groupware, entonces, denota a los sistemas que dan soporte a un grupo de colaboradores en la realización de una tarea común, pueden trabajar de una manera más inteligente, más rápida y más productiva. Groupware, proporciona a estos:

   Comunicación: posibilidad de compartir información en el grupo de trabajo
   Coordinación: ayuda a organizar las tareas de cada individuo
   Colaboración: favorece el trabajo en conjunto de estas personas.

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